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Erste Schritte

Katrin Hofmann führt die Weinstube Alte Kelter: ein Gewölbekeller mit drei Regalen, dazu die Bar mit Kühlschrank und Tagesregal. Ihre Weinliste steht bisher in Excel und ist nach drei Tagen veraltet.

Heute zieht sie in KellerLog um. Nach einer Viertelstunde steht jeder Wein mit seinem Bestand in der App, und die erste Flasche ist gebucht.

  • etwa 15 Minuten
  • am Laptop
  • Excel-Vorlage
  • erste Entnahme
Der Bestand der Alte Kelter: jeder Wein mit Menge und Wert, oben der Lagerwert
Das Ergebnis

0Was sofort nötig ist, was warten kann

Sofort: den Betrieb anlegen, die Lager wählen und die Weine mit ihrem heutigen Bestand hineinbringen. Ab dann bucht ihr jede Flasche, die rein- oder rausgeht.

Kann warten: das Team einladen (Das Team einladen), Bier und Alkoholfreies (Bier, Spirituosen und Alkoholfreies), die Getränkekarte (Die Getränkekarte) und die erste Inventur (Die Monatsinventur).

1Betrieb anlegen

Auf der Anmeldeseite tippt Katrin auf Neuen Betrieb oder Keller anlegen 1.

Diese Seiten in der App: Unten auf der Anmeldeseite, unter Konto und in der leeren Weinliste steht Tutorials ↗; es öffnet diese Seiten in einem neuen Fenster.
Die Anmeldeseite von KellerLog mit dem Knopf Neuen Betrieb oder Keller anlegen

Sie wählt Betrieb (Gastronomie) 1, trägt den Namen des Betriebs ein 2, dazu ihren Vornamen, ihre E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen und ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen. Dann Betrieb anlegen 3.

Das Formular Neu anlegen: Betrieb oder Keller, Name des Betriebs, Name, E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort
Keller statt Betrieb: Für einen privaten Weinkeller Keller (privat) wählen. Dann gibt es keine Verkaufspreise, dafür Trinkfenster und eine Kellerliste (Der eigene Weinkeller).

2Lager wählen

KellerLog schlägt zwei Lager vor: den Weinkeller mit Regal A, B und C und die Bar mit Kühlschrank und Tagesregal. Das passt für die Alte Kelter. Einrichten 1.

Welche Lager brauchst du? Weinkeller und Bar mit ihren Lagerorten, darunter Einrichten
Später ändern: Lager und Lagerorte lassen sich jederzeit umbenennen und ergänzen, unter Konto → Lager bearbeiten.

3Die Excel-Vorlage holen

Unter Weine steht noch nichts. Katrin tippt auf Excel-Tabelle … 1.

Die leere Weinliste mit den Links Getränkekarte und Excel-Tabelle

Mit Vorlage herunterladen 1 bekommt sie eine Excel-Datei mit einem Blatt je Getränkeart und einem Blatt mit Erklärungen. Sie kopiert ihre Liste hinein: Kartennummer, Erzeuger, Name, Farbe, Jahrgang, Verkaufspreis, Bestand, Lagerort und Einkaufspreis. Dann Tabelle hochladen 2.

Weine aus einer Tabelle: Vorlage herunterladen, Alles als Excel herunterladen, Tabelle hochladen
Eigene Tabelle: Eine eigene Tabelle geht auch, wenn sie Spalten wie „Erzeuger“, „Name“ und „Farbe“ hat. Der Lagerort heißt so wie in der App: „Weinkeller · Regal A“.

4Prüfen und übernehmen

KellerLog zeigt, was passieren wird: 18 neue Weine, 316 Flaschen Startbestand, jede Zeile mit Lagerort. Steht derselbe Wein in zwei Zeilen (der Riesling im Keller und im Kühlschrank der Bar), wird er zu einem Wein mit zwei Lagerorten zusammengefasst. Übernehmen 1.

Die Vorschau des Imports: 18 neue Weine, 316 Flaschen Startbestand, je Zeile Wein, Startbestand und Lagerort

Jetzt stehen alle Weine unter Weine, mit Nummer, Farbe, Region, Preis und Bestand. Oben filtert ein Tipp auf eine Farbe.

Die Weinliste mit Farbfiltern und dem Bestand je Wein
Die Spalte Bestand gilt nur einmal: beim ersten Erfassen eines Weins. Lädst du die Tabelle später wieder hoch, ändert sie Preise und Angaben, aber nie den Bestand. Den ändern nur Buchungen.

5Die erste Flasche

Tisch 4 bestellt eine Flasche Riesling. Unter Buchen → Entnehmen tippt Katrin „riesling“ ins Suchfeld 1 und wählt den Wein 2.

Buchen, Entnehmen: die Suche nach riesling zeigt drei Weine

Lagerort, Menge und Grund sind vorbelegt: 1 Flasche, Verkauf (Flasche). Ein Tipp auf Entnehmen 1, fertig.

Der Wein mit Lagerort, Menge 1 Fl., Grund Verkauf (Flasche) und dem Knopf Entnehmen

Unten erscheint eine Bestätigung mit Rückgängig 1. Wer sich vertippt hat, nimmt die Buchung damit ein paar Sekunden lang zurück. Der Riesling steht jetzt unter Häufig und ist beim nächsten Mal mit einem Tipp da.

Entnommen: 1 Fl. Weingut Sonnleiten Riesling trocken 2023, mit Rückgängig; links Häufig

6Der Bestand

Unter Bestand steht jeder Wein mit Menge und Wert zum Einkaufspreis, oben der Lagerwert je Lager. Das Bild ganz oben zeigt ihn.

Kartons: Den Bestand zeigt KellerLog immer in Flaschen, denn im Regal liegen Flaschen. Kartons gibt es beim Einlagern und Zählen: „3 Kartons à 6“ werden 18 Fl.

Fertig! 🎉

Die Weine sind drin, die erste Flasche ist gebucht. Ab jetzt zählt jede Buchung.